10 Mar L’APPROVAZIONE DEL BILANCIO DELL’ESERCIZIO 2021

Ai gentili Clienti

Loro sedi

 

L’APPROVAZIONE DEL BILANCIO DELL’ESERCIZIO 2021

 

Sono ormai maturi i tempi per la predisposizione delle bozze del bilancio dell’esercizio chiuso lo scorso 31 dicembre 2021.

L’iter di formazione e approvazione del documento risulta sempre complesso, in quanto si traduce in una sequenza di atti e comportamenti che debbono rispettare le rigorose norme imposte dal codice civile.

Peraltro, per le assemblee che si terrano sino al prossimo 31 luglio 2022 si potranno sfruttare tutte le tecnologie disponibili per celebrare le assemblee da remoto, a prescindere dalle previsioni statutarie, al fine di evitare degli assembramenti che possano risultare veicoli per il contagio.

Termine per l’assemblea di bilancio

Potranno quindi, anche nell’anno 2022 (e fino al 31 luglio) tenersi le assemblee in videoconferenza, adottare le decisioni con consultazione scritta anche ove non previsto dallo statuto, ma il termine legale per sottoporre ai soci il progetto di bilancio resta comunque quello dei 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, salvo il ricorso al maggior termine di cui di cui ed alle condizioni degli articoli 2364 e 2478-bis.

Il codice civile impone all’organo amministrativo la redazione del bilancio che verrà approvato dall’assemblea dei soci. A tal fine l’organo amministrativo deve presentare ai soci il bilancio composto da Stato patrimoniale, Conto economico, Rendiconto finanziario e Nota integrativa (oltre alle eventuali relazioni degli amministratori o organi di controllo) entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, nel caso di anno di imposta coincidente con l’anno solare, entro il 30 aprile 2022.

Solo in casi eccezionali, come previsto dall’articolo 2364, comma 2, cod. civ., questo termine può essere spostato in avanti diventando di 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio, quindi il 29 giugno nel caso di anno di imposta coincidente con l’anno solare.

Al fine di utilizzare il prolungamento del termine di deposito a 180 giorni occorre innanzi tutto che lo statuto societario preveda tale possibilità. Quanto alle reali ipotesi che giustificano la dilazione del termine esiste una condizione che definiremo circoscritta e una ampia, la prima è rappresentata dalla redazione del bilancio consolidato, la seconda è costituita dalle “particolari esigenze relative alla struttura e all’oggetto della società”.

Con riferimento a queste ultime è evidente come non sia possibile una determinazione omogenea delle ipotesi realizzabili, si consiglia in tal caso la valutazione delle singole fattispecie. In ogni caso, potrebbero costituire motivo di rinvio i seguenti fatti:

• esistenza di sedi operative distaccate, anche estere, di cui consolidare i risultati;
• cause di forza maggiore quali ad esempio le calamità naturali;
• ristrutturazioni aziendali;
• partecipazioni iscritte in bilancio e valutate con il metodo del patrimonio netto;
• cambiamento dei sistemi e/o programmi informatici;
• recepimento dei principi contabili internazionali;
• mancanza, per le imprese edili, di approvazione dei SAL.

 

Si ricorda che le motivazioni che hanno spinto all’adozione del termine lungo devono essere indicate nella relazione sulla gestione degli amministratori.

La sequenza temporale può essere riassunta nella tabella che segue.

Adempimento	Soggetto tenuto all’adempimento	Scadenza	Data ultima
Predisposizione progetto di bilancio	Organo amministrativo	Entro 30 giorni dalla data fissata per l’assemblea di approvazione (articolo 2429, comma 1, cod. civ.)	31 marzo 2022
Predisposizione relazione sulla gestione
Consegna progetto di bilancio e relazione sulla gestione al Collegio sindacale
Consegna progetto di bilancio e relazione sulla gestione al Revisore contabile
Deposito progetto di bilancio e allegati, relazioni degli organi di controllo presso la sede sociale	Organo amministrativo + organi di controllo	Entro 15 giorni dalla data fissata per l’assemblea di approvazione (articolo 2429, comma 1, cod. civ.)	15 aprile 2022
Celebrazione assemblea per approvazione bilancio	Convocazione a cura organo amministrativo	Entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio (articolo 106, D.L. 18/2020)	30 aprile 2022
Deposito del bilancio approvato presso il Registro Imprese	Organo amministrativo	Entro 30 giorni dall’approvazione del bilancio (articolo 2435, comma 1, cod. civ.)	30 maggio 2022
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L’approvazione della bozza di bilancio

L’organo amministrativo della società deve provvedere ad approvare la bozza del bilancio entro il prossimo 31 marzo qualora sia presente un organo di controllo, situazione nella quale rientrano anche tutte le piccole Srl che hanno nominato il revisore unico. Altrimenti la bozza di bilancio può essere predisposta (e approvata dall’organo amministrativo) almeno 15 giorni prima della convocazione dell’assemblea.

 

L’assemblea per l’approvazione del bilancio

L’organo amministrativo, come dettagliato sopra, deve assolvere al proprio compito di predisporre la bozza del bilancio, oltre che a quello di convocare i soci in assemblea per l’approvazione.

La data di fissazione del consesso dovrà rispettare il termine ultimo del 30 aprile 2022.

Nessuna responsabilità, invece, ricade sull’organo amministrativo, qualora lo stesso abbia provveduto alla regolare e tempestiva convocazione dei soci e questi non si siano presentati, ovvero sia mancata la maggioranza necessaria per la regolare costituzione.

A tale riguardo, potremmo ricordare che:

• in caso di assemblea deserta, ove sia presente l’organo amministrativo, sarà opportuno redigere un verbale di memoria nel quale si dia atto dell’impossibilità di assumere qualsiasi decisione (c.d. verbale di assemblea deserta);
• nel caso in cui fosse prevista, dal codice civile o dallo statuto, una seconda convocazione, si dovrà attendere anche tale termine per verificare la possibilità di deliberare;
• ove non fosse prevista la seconda convocazione, ovvero l’assemblea non si costituisse nemmeno in tale occasione, l’organo amministrativo dovrà procedere ad una nuova convocazione, rispettando un termine non superiore ai 30 giorni dalla precedente. Si rammenta che la continua inattività dell’assemblea potrebbe configurare anche una causa di scioglimento di cui all’articolo 2484, cod. civ., specialmente in occasione dell’appuntamento annuale di approvazione del bilancio.

Spa	Seconda convocazione e convocazioni ulteriori sono previste per legge e dallo statuto	Articolo 2369, cod. civ.
Srl	La seconda convocazione non è normata dal codice, ma potrebbe essere prevista dallo statuto	Articolo 2479-bis, cod. civ.

 

Le particolari agevolazioni per contrastare la pandemia

Sempre in tema di agevolazione, va anche rammentato che l’articolo 106, D.L. 18/2020 – reso attuale dall’articolo 3, D.L. 228/2021 prevede che, con l’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie:

• le Spa;
• le Sapa;
• le Srl;
• le società cooperative e le mutue assicuratrici,

possono prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie:

1. l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza; e
2. l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione.

Le predette società possono altresì prevedere che l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano:

1. l’identificazione dei partecipanti;
2. la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 2370, quarto comma, 2479-bis, quarto comma, e 2538, sesto comma, del codice civile, senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio.

Le Srl possono, inoltre, consentire, anche in deroga a quanto previsto dall’articolo 2479, comma 4, cod. civ. e alle diverse disposizioni statutarie, che l’espressione del voto avvenga mediante:

1. consultazione scritta; o
2. per consenso espresso per iscritto.

 

L’assemblea totalitaria

Pur essendo consigliabile la convocazione secondo le regole e i tempi fissati dallo statuto, è formalmente valida una riunione nella quale l’intera compagine societaria, l’intero organo amministrativo e quello di controllo (ove esistente) si siano riuniti spontaneamente e si dichiarino informati sugli argomenti da discutere e disposti a farlo.

Per le Spa è ammessa l’assemblea totalitaria con la sola partecipazione, oltre dei soci, della maggioranza dell’organo amministrativo e di controllo (articolo 2366, commi 4 e 5, cod. civ.).

Per le Srl è ammessa l’assemblea totalitaria quando sono presenti tutti i soci, e tutti gli amministratori e i sindaci siano presenti o informati della riunione e nessuno si opponga alla trattazione degli argomenti (articolo 2479-bis, comma 5, cod. civ.).

L’assemblea totalitaria appare molto delicata, in quanto rappresenta una sorta di deroga alle regole di funzionamento ordinarie; sarà allora indispensabile raccogliere la conferma dei partecipanti con il consueto foglio presenze.

In ogni caso, si ribadisce che la forma più certa per rendere regolare la riunione (specialmente nelle fattispecie litigiose) è quella della convocazione formale.

Nelle ipotesi di assemblea totalitaria, trattandosi di una riunione non programmata e spontanea, si potrebbe anche dubitare delle validità di eventuali deleghe attribuite a terzi da parte dei soci, proprio per l’assenza della formale convocazione e della conoscibilità dell’ordine del giorno della riunione (salvo il caso di deleghe “generiche” a valere per un certo periodo di tempo).

 

Il regolare esercizio del diritto di voto

Si rammenta, in chiusura, che la regolare manifestazione del diritto di voto è limitata dalla vigente normativa antiriciclaggio in particolari fattispecie.

L’amministratore, infatti, a norma dell’articolo 22, D.Lgs. 231/1997, ha l’onere di acquisire la documentazione comprovante la titolarità effettiva dei soci, anche richiedendola direttamente ai medesimi. L’inerzia o il rifiuto ingiustificati del socio nel fornire agli amministratori le informazioni da questi ritenute necessarie per l’individuazione del titolare effettivo, ovvero l’indicazione di informazioni palesemente fraudolente, rendono inesercitabile il relativo diritto di voto e comportano l’impugnabilità, a norma dell’articolo 2377, cod. civ., delle deliberazioni eventualmente assunte con il suo voto determinante.

La presenza, nella società, dell’eventuale organo di controllo determina la necessità di verificare l’assolvimento di tale onere, diversamente risultando viziata la manifestazione del voto in occasione dell’approvazione del bilancio.

 

Ai gentili Clienti

Loro sedi

 

Fac simile verbale di assemblea deserta

Sede legale …………. Iscritta al Registro Imprese della …………. N. iscrizione e codice fiscale:  …………. Iscritta al R.E.A. n.  …  …….. Capitale sociale sottoscritto € ……….. Interamente versato Partita Iva:  …………   Verbale dell’assemblea degli azionisti/dei soci del ../../….   Il giorno ../../…., alle ore ..:.., in ………… si è riunita l’assemblea dei soci della società ………… per discutere e deliberare in merito al seguente ordine del giorno ·        approvazione del bilancio dell’esercizio chiuso al ……….. Sono presenti i componenti del consiglio di amministrazione: ………………………………………., Consigliere ………………………………………., Consigliere e sono assenti giustificati: ………………………………………., Consigliere ………………………………………., Consigliere Risultano presenti, in proprio o per delega il solo socio ………… Trascorsa un’ora da quella fissata nell’avviso di convocazione, il presidente dell’assemblea constata che, in assenza dei presupposti previsti dalla normativa civilistica e dallo statuto sociale, l’assemblea stessa non può considerarsi validamente costituita ed atta a deliberare sugli argomenti di cui all’ordine del giorno e DICHIARA che l’assemblea della società ………… non è regolarmente costituita e pertanto da ritenersi deserta. Null’altro essendovi da dichiarare il presidente dichiara sciolta l’assemblea alle ore ..:.., previa lettura, approvazione e sottoscrizione del presente verbale.   Il presidente _______________________