Veicoli in uso ai dipendenti e agli amministratori - Studio Bogoni - Consulenza fiscale e societaria
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Veicoli in uso ai dipendenti e agli amministratori

La concessione in uso di veicoli aziendali ai collaboratori dell’impresa (intesi in senso ampio, come dipendenti e/o collaboratori) è fenomeno assolutamente diffuso nella pratica quotidiana e, per conseguenza, deve essere attentamente gestito per le numerose ricadute contabili e fiscali che può determinare.

Al fine di comprendere una distinzione basilare, appare indispensabile chiarire che l’uso del veicolo può essere:

  • esclusivamente aziendale. Si verifica qualora l’utilizzo del veicolo sia esclusivamente finalizzato al compimento di missioni aziendali, senza poter essere utilizzato per finalità private (anche minimali) del soggetto. Pertanto, il veicolo dovrà essere lasciato in azienda al termine della giornata lavorativa e non potrà essere utilizzato, ad esempio, per recarsi al domicilio dell’utilizzatore. Mancando qualsiasi utilità privata, non si produce alcun benefit.
  • promiscuo (aziendale e privato). Si concede l’uso del mezzo non solo per le finalità aziendali, bensì anche per quelle private. Ne consegue, ad esempio, che l’utilizzatore potrà servirsi del mezzo non solo per il tragitto casa – lavoro, bensì anche per la gita domenicale e per le vacanze estive. Esiste dunque una parziale utilità privata (benefit), determinata in misura convenzionale secondo le tariffe ACI;
  • esclusivamente privato. Il veicolo rappresenta esclusivamente un benefit, nel senso che non serve per lo svolgimento dell’attività lavorativa e, per conseguenza, sostituisce in toto una parte della retribuzione. Il valore di tale attribuzione è determinato sulla base del valore normale.

 

Auto per utilizzo esclusivamente aziendale

Non ci si deve soffermare in modo particolare su tale casistica, in quanto va gestita con le usuali regole tributarie.

In definitiva:

  • il costo di acquisto rileva nella misura massima consentita dalla norma, quindi 18.076 euro;
  • il costo di acquisto e di impego si deduce nella misura indicata dall’articolo 164, Tuir (normalmente 20%);
  • l’Iva risulta detraibile nella misura del 40%.

I costi andranno contabilmente imputati secondo la loro natura, pertanto (ad esempio):

  • i carburanti tra i costi di acquisto di beni (voce B6);
  • le manutenzioni e le assicurazioni tra le spese per servizi (voce B7).

Appare opportuno che, al fine di prevenire contestazioni in merito ad eventuali violazioni al codice della strada, sia tenuto un registro sul quale annotare i dati del soggetto che utilizza il mezzo in un determinato giorno, affinché il medesimo si renda “custode” dello stesso e si assuma la responsabilità di eventuali infrazioni.

 

Auto per uso promiscuo aziendale e privato

La casistica è quella che consente il maggiore vantaggio fiscale e, per conseguenza, richiede di alcune cautele che sarà bene rispettare:

  • l’uso aziendale del veicolo dovrà essere compatibile con le mansioni del dipendente;
  • l’assegnazione dovrà risultare dal contratto di lavoro, piuttosto che da apposita documentazione che dovrà essere conservata sia in azienda che assieme ai documenti del veicolo, al fine di giustificare che il conducente sia soggetto differente rispetto al proprietario risultante dal libretto di circolazione;
  • l’assegnazione dovrà coprire la maggior parte del periodo di imposta. Nel caso di acquisto del veicolo in corso d’anno, la verifica è operata sul periodo di detenzione. Analogo beneficio si ottiene qualora il medesimo veicolo sia concesso in uso promiscuo a diversi dipendenti “a staffetta” nel corso del periodo di imposta, come potrebbe accadere nel caso di licenziamento del soggetto Tizio, sostituito dal soggetto Caio.

A seguire, si riporta un fac simile di lettera di assegnazione che – in duplice copia – dovrà accompagnare la concessione del veicolo.

Non risulta necessaria alcuna annotazione sul libretto dell’auto.

INTESTAZIONE AZIENDA

                                                                                                                                                      INTESTAZIONE DIPENDENTE

OGGETTO: assegnazione autovettura aziendale in uso promiscuo

Con la presente confermiamo che, come da accordi intercorsi e ad integrazione del contratto di lavoro già in corso, Le viene assegnata in uso promiscuo l’autovettura di proprietà dell’azienda modello …… targa …….

L’uso del veicolo, pertanto, sarà effettuato sia per l’espletamento delle mansioni aziendali che per esigenze proprie dell’assegnatario.

La concessione dell’auto ad uso promiscuo ha effetto dalla data odierna e varrà per tutta la durata del rapporto di lavoro, salvo insindacabile revoca della scrivente.

Nell’utilizzo della suddetta autovettura:

·         è considerato custode della medesima e, come tale, deve seguire tutte le regole che il codice civile prevede;

·         le è fatto divieto di concedere l’utilizzo del veicolo a terzi soggetti, anche se familiari;

·         le è fatto divieto di modificare o manomettere qualsiasi apparecchiatura o dotazione del veicolo, salva autorizzazione scritta;

·         le è fatto obbligo di sottoporre il veicolo ad ogni prescritta manutenzione e/o riparazione prevista dal manuale di uso e istruzioni;

·         le verranno rimborsate le spese di impiego, se debitamente documentate secondo la normativa vigente;

·         le saranno addebitate le multe per infrazioni al Codice della strada, se imputabili al conducente, qualora notificate alla scrivente società.

Ai fini fiscali e previdenziali, il beneficio per la concessione dell’auto ad uso promiscuo viene calcolata applicando le regole dell’articolo 51, D.P.R. 917/1986.

Eventuali somme da lei corrisposte saranno decurtate dal valore di cui sopra.

La sottoscrizione della presente, da parte sua, rappresenta accettazione e conferma di quanto sopra esposto.

 

Data …. / ….. / …….

                                                                                                                                     Firma del Legale Rappresentante

Firma del dipendente per accettazione

L’attuale normativa fiscale permette di considerare il valore del benefit in misura forfettaria, differenziando due regimi che hanno la finalità di indirizzare le aziende verso l’utilizzo di veicoli poco inquinanti.

Infatti:

  • per gli autoveicoli concessi in uso promiscuo al dipendente con contratti di assegnazione stipulati fino al 30 giugno 2020, il fringe benefit si quantifica in misura pari al 30% dell’importo corrispondente a una percorrenza convenzionale di 15.000 chilometri (a prescindere dalla effettiva percorrenza) calcolato sulla base del costo chilometrico di esercizio desumibile dalle tabelle nazionali dell’ACI, al netto delle somme eventualmente trattenute o corrisposte dal dipendente;
  • per i veicoli immatricolati dal 1° luglio 2020 ed assegnati in uso promiscuo con contratti dal 1° luglio 2020, la percentuale per la determinazione del fringe benefit è differenziata in connessione con la tipologia del mezzo come oltre precisato;
  • per i veicoli immatricolati entro il 30 giugno 2020 ed assegnati in uso promiscuo con contratti dal 1° luglio 2020, il fringe benefit non può essere determinato con modalità esclusivamente forfettarie, bensì dovrà essere fiscalmente valorizzato per la sola parte riferibile all’uso privato dell’autoveicolo, motociclo o ciclomotore, scorporando quindi dal suo valore normale, l’utilizzo nell’interesse del datore di lavoro (in tal senso, risoluzione n. 46/E/2020).

Dunque, va precisato che:

  • per le assegnazioni realizzate sino al 30 giugno 2020 valgono le regole “canoniche” che quantificano il benefit in misura fissa pari al 30% della tariffa;
  • per le assegnazioni poste in essere dal 1° luglio 2020, invece, la percentuale varia ma solamente nel caso in cui il veicolo oggetto di assegnazione sia anch’esso immatricolato da tale data;
  • la norma “nuova” ha previsto anche una differenziazione delle percentuali tra l’anno 2020 e le annualità successive.
EMISSIONE DI CO2 DEL VEICOLO % DI PERCORRENZA PRIVATA
ANNO 2020 DAL 2021
Fino a 60 g/Km 25% 25%
Da 61 a 160 g/Km 30% 30%
Da 161 a 190 g/Km 40% 50%
Oltre 190 g/Km 50% 60%

Per individuare la tipologia di veicolo e l’ammontare del benefit “variabile” (oltre al dato della immatricolazione che, negli esempi che seguono non viene considerato per semplicità espositiva) è necessario verificare il libretto di circolazione del mezzo e, in particolare, la voce “V.7” nel riquadro 2, come si vede dagli esempi che seguono (la ricorrenza più tipica è quella che conserva la misura del 30%, mentre le auto di una certa cilindrata e potenza – non elettriche – salgono nella misura):

Veicolo con emissioni tra 161 e 190 Veicolo con emissioni tra 61 e 160
Veicolo con emissioni tra 61 e 160 Veicolo con emissioni tra 61 e 160

In particolare, la lettera “V” è dedicata alle emissioni dei gas di scarico, ove “V.3” si riferisce agli ossidi di azoto, “V.5” al particolato, “V.7” al CO2, “V.8” al consumo medio di carburante nei test su ciclo misto o combinato espresso in litri per 100 Km, “V.9” alla classe ambientale di omologazione CE.

In merito al “passaggio di regole” e alla data spartiacque del 30 giugno 2020, segnaliamo che per assegnazione di auto non si intende solo il primo atto, ma anche – ad esempio – l’attribuzione di un nuovo veicolo.

Così, nel caso di dipendente che da sempre aveva l’auto aziendale e ne ricevesse una di nuova immatricolazione dal 1° luglio 2020, si dovranno applicare le nuove regole.

Sempre in tema fiscale, nel caso in cui l’assegnazione avvenga in corso d’anno, il valore del benefit va proporzionato al minor periodo di utilizzo.

In tale casistica:

  • il costo di acquisto rileva (ai fini degli ammortamenti) nella misura effettiva sostenuta, senza alcun tetto massimo;
  • il costo di acquisto e di impego si deduce nella misura del 70%;
  • l’Iva risulta detraibile nella misura del 40%. Nel solo caso in cui, per accordo tra azienda e dipendente, il valore del beneficio non sia considerato come una componente della busta paga, bensì sia direttamente pagato dal dipendente a fronte dell’emissione di regolare fattura da parte del concedente, l’Iva potrà essere integralmente detratta se il riaddebito risulta congruo.

I costi andranno contabilmente imputati secondo la loro natura, pertanto (ad esempio):

  • i carburanti tra i costi di acquisto di beni (voce B6);
  • le manutenzioni e le assicurazioni tra le spese per servizi (voce B7).

Ne consegue che, ove i costi del veicolo fossero pari a 12.000 euro, la quota deducibile risulterà pari ad euro 8.400, mentre l’eccedenza dovrà essere fatta oggetto di una variazione in aumento nella dichiarazione dei redditi.

Il valore del benefit nella busta paga del dipendente risulta esclusivamente figurativo, al fine di essere assoggettato a ritenuta e contributi, in ciascun periodo di paga; non si determina, in sostanza, alcuna duplicazione dei costi.

Nel caso in cui il dipendente pagasse di tasca propria l’intero valore del benefit, ovvero una parte di esso, accade che:

  • il corrispettivo andrà assoggettato a Iva, con emissione di regolare fattura (si tenga conto che le Tariffe Aci si intendono Iva compresa e, pertanto, si dovrà operare lo scorporo);
  • il benefit del cedolino paga andrà ridotto della quota pagata, fino ad essere azzerato nel caso di integrale rimborso;
  • il ricavo prodotto dalla società, per effetto del riaddebito, risulta totalmente imponibile. A parziale calmiere, come già affermato, si rammenta che l’Iva gravante sui costi del veicolo (acquisto e impiego) diviene integralmente detraibile.

Si precisa che, in tale situazione, si possono presentare alcune problematiche in relazione ai costi di impiego non ricompresi nell’elaborazione delle Tariffe Aci e non direttamente connesse a trasferte di lavoro.

Per esempio, se il dipendente utilizza il Telepass aziendale per le vacanze estive, il costo dei pedaggi rappresenterebbe un vero e proprio benefit aggiuntivo da considerare come remunerazione figurativa. Per evitare tali problematiche, viene spesso imposto il divieto di utilizzo del Telepass per viaggi privati.

Diversamente, il costo del deprezzamento del veicolo, piuttosto che quello del carburante, risulta ricompreso nei costi considerati dall’Aci e, per conseguenza, rientrano nella forfetizzazione proposta dal lavoratore.

 

Auto per uso esclusivamente privato

L’ipotesi non appare frequente nella pratica. Tuttavia, va inquadrata nell’ambito di una vera e propria maggiorazione della retribuzione in natura.

Mancando, tuttavia, un collegamento con le mansioni aziendali, il benefit andrà conteggiato sulla base del valore normale; si dovrà cioè fare riferimento alla tariffa di noleggio annua di un veicolo simile, proporzionando il valore all’eventuale minor periodo di utilizzo.

Non mutano le regole di deduzione in capo all’azienda, che patirà il tetto massimo di rilevanza del costo e la falcidia delle spese di impiego e ammortamento alla misura del 20%.

 

Auto data in uso al collaboratore/amministratore

Nonostante il reddito prodotto dal collaboratore venga tassato in modo analogo da quello prodotto dal dipendente, l’Agenzia delle entrate differenzia le regole di gestione dei veicoli assegnati a tali soggetti. Esistono divergenze, inoltre, anche nelle modalità di assegnazione del mezzo.

Ci concentriamo sul caso del veicolo concesso anche per finalità personali e non solo per uso aziendale, che appare quello più diffuso nella pratica.

In merito alle modalità di assegnazione, possiamo rammentare che il benefit per l’uso promiscuo del veicolo rientra nel compenso (sia pure in natura) dell’amministratore; pertanto, vi dovrà essere un’apposita assemblea nella quale sia previsto il compenso e la sua modalità di erogazione (con l’indicazione del veicolo concesso). Si ricorda che l’amministrazione finanziaria (con appoggio della Cassazione) ritiene che l’assenza dell’assemblea che determina il compenso comporti l’indeducibilità dello stesso.

A titolo di precisazione, si ricorda che, nel caso in cui l’unica remunerazione dell’amministratore sia l’uso promiscuo del veicolo, ogni mese dovrà comunque essere prodotto il cedolino, al fine di regolare le ritenute fiscali ed i contributi versati alla Gestione Separata.

Sul versante fiscale, inoltre, la società:

  • individua gli interi costi riferibili al veicolo;
  • considera deducibile una quota di tali costi, sino a concorrenza del benefit tassato in capo all’amministratore;
  • considera deducibile l’eccedenza con gli usuali limiti dell’articolo 164, Tuir (quindi con il tetto massimo sul costo di acquisto e con la percentuale del 20%).

Ai fini Iva, le spese di acquisto e gestione del veicolo consentono la detrazione nei limiti del 40%, senza che possa essere applicato il differente meccanismo esplicitato per il caso dei dipendenti, come confermato dalla DRE Lombardia in un apposito interpello dell’anno 2014.

A livello contabile, l’imputazione dei costi avviene sempre seguendo la natura del costo.